Uno dei grandi vantaggi nel dotarsi di una politica retributiva strutturata si “tocca con mano” nella gestione del budget relativo alla salary review annuale, soprattutto quando questo (as usual!) risulta insufficiente a coprire le (legittime o meno) richieste e aspettative di aumento retributivo delle persone.

Avere formalizzato delle regole di gestione chiare e condivise risulta fondamentale per facilitare il processo decisionale. Tra i vari approcci possibili, credo che uno degli strumenti più efficaci per la gestione degli aumenti di merito sia la Merit Matrix. Si tratta di uno strumento che ha il vantaggio di essere semplice e facilmente comprensibile anche ai non addetti ai lavori.

Riassumendo velocemente la logica della merit matrix, giova ricordare i principi sulla base dei quali è costruita:

• L’eleggibilità per gli increase è collegata al merito: solo chi ha performance almeno in linea con le aspettative può legittimamente aspettarsi un aumento
• La crescita retributiva è più veloce per chi è pagato meno rispetto al valore mediano della propria fascia retributiva, a parità di prestazione.
• Per chi sta sopra il massimo di fascia, prevede normalmente il ricorso a strumenti, come le una tantum, che non comportano un aumento permanente della retribuzione fissa.

Uno dei vantaggi collaterali risiede nel fatto che la merit matrix è molto utile anche in fase di budget, per fare simulazioni e prendere decisioni, senza dover ricorrere ad analisi troppo complesse.

Ma come si può utilizzare a questo fine?

Immaginiamo di inserire nelle caselle della nostra merit matrix la somma delle retribuzioni dei nostri colleghi, collocandoli nel giusto quadrante in funzione dei risultati del sistema di performance management e del loro posizionamento rispetto alla fascia retributiva di appartenenza. Al monte retributivo di ogni singola cella possiamo in prima istanza applicare le percentuali massime di incremento della RAL previste nella merit matrix. Otterremo una tabella simile a quella sotto.

A questo punto basta sommare il tutto per calcolare il totale del monte retributivo che teoricamente dovremmo mettere a budget.

Ma cosa fare se il budget a disposizione non basta? Anche in questo caso l’utilizzo di questo strumento ci aiuta a prendere decisioni coerenti con l’impianto della policy.

Ci sono diverse alternative per impostare criteri di selettività: ad esempio si può intervenire sulle percentuali di aumento previste, riducendole proporzionalmente in modo da rientrare nel budget. L’unica avvertenza è fare attenzione a non ridurle così tanto da rendere gli incrementi individuali troppo piccoli, di conseguenza annullando (o peggio, invertendo) l’effetto motivazionale dell’aumento. In alternativa si può agire “sulle diagonali”, procrastinando ad esempio ad anni migliori gli aumenti per le persone la cui retribuzione sia già all’interno della fascia retributiva prevista, ma la cui prestazione risulti in linea o poco sopra le aspettative, e così via.

Per concludere, una volta allineato il monte retributivo complessivo con il budget, risulta abbastanza semplice “scendere di livello” per calcolare gli aumenti individuali in coerenza con quanto deciso.

In sintesi, quindi, la Merit Matrix consente di sistematizzare le decisioni, subordinando gli avanzamenti di tipo retributivo ad una analisi del posizionamento delle persone in termini di equità retributiva interna ed alla valutazione della loro performance, ed è un valido supporto anche nella gestione del budget.