Budget, preventivo di spesa, previsione di costo… Piuttosto che spiegare di cosa si tratti, sembra più utile chiedersi a cosa serva e, se serve, a quali criteri attenersi per non fare un lavoro inutile.

Pensando ad un’area specifica, quella HR, vi possono essere diverse ragioni (infinite in realtà!) per sostenere l’utilità di costruire il budget:

– darsi un obiettivo quantitativo sul contributo che deve dare la gestione delle persone;
– capire a priori l’incidenza del costo del personale sul fatturato;
– dare parametri certi per monitorare in corso d’anno il costo dei diversi dipartimenti
– decidere il limite entro il quale sarà possibile permettersi l’investimento in competenze;
– definire l’ampiezza dell’organizzazione in funzione degli obiettivi di sviluppo;
– valutare il tipo di politica retributiva applicabile.

Anche gli approcci al budget del personale possono essere diversi in funzione del comparto nel quale l’azienda opera. Qualche esempio:

      retail

il budget del personale (per negozio) è un vincolo, se viene sforato è quasi certo andare in rosso: l’incidenza che ha sulle vendite può oscillare molto se non viene predefinito e gestito al meglio;

      settore pubblico

se si fa il budget del personale, l’impressione è che sia più un lavoro imposto che un impegno preso, salvo virtuosi cambi di mentalità;

      mondo produttivo

un costo del personale in linea con le previsioni garantisce in condizioni normali risultati economici ottimali anche se l’incidenza sul fatturato è mediamente meno elevata che in altri comparti. Qui il budget resta un must;

      servizi ad alto valore aggiunto

che sia fisso o variabile, il costo del personale pesa in modo incredibile (per coloro che non conoscono il settore) sulle performance di vendita: ogni ora di lavoro venduta/impiegata corrisponde direttamente a fatturato generato. Impossibile non budgettizzare.

Stanti simili diversità, per essere concreti e dare qualche elemento operativo utile, di seguito alcuni spunti di riflessione in ordine sparso su cosa evitare (e su cosa non dire) per approcciare in modo efficace la costruzione del budget del personale:

– farlo per abitudine (“me lo chiede il capo”)
– seguire lo stesso schema nel corso degli anni (“ho sempre fatto così”)
– non coinvolgere i capi dei diversi dipartimenti dell’azienda (“i costi del personale sono dati coperti dalla privacy”)
– dimenticarsi qualche componente di costo importante (“pazienza, pesa poco”)
– dare per scontato che i premi di fine anno si prenderanno al 100% o, peggio, non metterli a budget (“troppe variabili per prevedere quanto erogheremo”)
– pensare che entrate ed uscite di persone si compensino (“vedremo in corso d’anno”)
– trascurare gli elementi di politica retributiva (“tanto non daremo aumenti”)
– guardare solo all’ultimo consuntivo del costo sostenuto (“faccio copia-incolla dell’anno scorso”)
– costruirlo senza che sia possibile modificarlo in modo flessibile (“è un dato statico con poche variabili”)
– non tenerlo monitorato (“mi manca il tempo, vediamo il mese prossimo”)
– non consuntivarlo (“lo vedi nel bilancio, quello che è fatto è fatto”).

Non sembrano esserci molte alternative: il budget (anche quello del personale) è un impegno preso, consente di dare una rotta certa da seguire, costituisce un supporto imprescindibile alla presa delle decisioni. Anche e soprattutto per i manager più bravi.

Buon Budget a tutti!